Un accueil chaleureux pour les nouveaux collaborateurs

Le premier jour est crucial pour l'image que les nouveaux collaborateurs se font de l'entreprise... Vous n’avez pas une deuxième chance de faire une première bonne impression ! De plus, il arrive souvent que des tâches soient mal réalisées uniquement parce qu'elles n'ont pas été correctement expliquées ou parce que le fonctionnement de l'entreprise n'est pas clair. Plusieurs mesures simples permettent aisément de l'éviter.

Comment planifier la première journée d'un nouveau collaborateur afin que celui-ci se sente immédiatement à l'aise au sein de l'entreprise ?

• Convenez clairement avec le nouveau collaborateur de l'heure et du lieu de son premier jour de travail.
• Préparez tous les documents nécessaires et glissez-les dans le "dossier d'accueil".
• Préparez soigneusement le jour d'accueil et veillez à ce qu'il soit reçu chaleureusement.
• Désignez un mentor. Cette personne accompagnera le nouveau collaborateur pendant les premières semaines.
• Informez vos collègues, votre manager et, si nécessaire, le service personnel.

• Souhaitez la bienvenue au nouveau venu/à la nouvelle venue dès son arrivée et félicitez-le/la pour sa nouvelle fonction.
• Présentez le programme du jour.
• Donnez un mot d'explication sur l'histoire de l'entreprise.
• Présentez le nouveau collaborateur à ses collègues.

• Parcourez le plan du bâtiment et faites visiter les lieux les plus importants (les bureaux de la direction et le local d'informatique, la cuisine, les sanitaires, ...).
• Parcourez l'organigramme pour donner un bon aperçu de la hiérarchie de l'entreprise. Imprimez-le, et remettez-le avec les numéros de téléphone des collègues au nouveau collaborateur.
• Parcourez le règlement de travail et les procédures de travail.
• Expliquez le fonctionnement du téléphone.
• Expliquez le fonctionnement du matériel de bureau courant comme la photocopieuse, le scan et éventuellement le fax.
• Expliquez les règles concernant l'archivage et la sauvegarde des fichiers.
• Dites au nouveau collaborateur à qui s'adresser en cas de questions pratiques n'étant pas en rapport avec sa fonction (généralement, les RH).
• Donnez-lui quelques informations sur l'identité de l'entreprise et les modèles de communication (enveloppes, papier à lettre, signature du courriel, ...).
• Abordez sommairement les termes et abréviations propres à l'entreprise.

• Informez-vous des premières impressions du nouveau collaborateur.
• Fixez un nouveau rendez-vous une ou deux semaines plus tard afin de voir comment ça se passe.