Telewerk: de juridische en praktische do’s en don’ts

Want steeds meer bedrijven maken de oefening: hoe kunnen we telewerk ook in de toekomst op een evenwichtige manier implementeren in ons beleid? Een vraag waar advocaat en vennoot Inger Verhelst van gespecialiseerd advocatenkantoor Claeys & Engels een helder antwoord op heeft geformuleerd.

Ervaring met telewerk of niet, tijdens de lockdown moesten de deuren van alle bedrijven in niet-essentiële sectoren dicht en werkten medewerkers massaal thuis. Een verplichting die al snel het grootste HR-experiment ooit werd genoemd. Hoewel telewerk sinds 4 mei 2020 niet langer verplicht was, bleef het door de overheid nog steeds sterk aanbevolen. Sinds 2 november 2020 is telewerk in het hele land opnieuw verplicht.

Het telewerk vormde een hele uitdaging maar bracht ook heel wat voordelen met zich mee. Resultaat? Steeds meer bedrijven besluiten dat telewerk ook na de lockdown een plaats heeft in de heropstart en zelfs in de verdere toekomst van hun organisatie. Ook de meerderheid van de Belgische medewerkers wil in de toekomst graag naar een stelsel van afwisselend kantoor- en telewerken. Uit een bevraging van UGent en BDO blijkt dat zelfs 60% van de Belgische medewerkers minstens twee dagen per week wil telewerken. Hoewel de vraag ernaar steeds luider klinkt, beschikt de helft van de Belgische bedrijven momenteel nog niet over een beleid rond telewerk. Bij vele organisaties rijst dan ook de vraag hoe je dit nu correct invoert.

We spreken over telewerk wanneer er aan twee voorwaarden wordt voldaan:

1. Een medewerker die aan telewerk doet, doet dit buiten de bedrijfslocatie . Dat betekent dat telewerk verder gaat dan enkel thuiswerken. Ook co-working spaces, (internet)cafés, een tweede verblijf, een hotel of zelfs een locatie in het buitenland kunnen telewerklocaties zijn.
2. Tijdens het telewerken wordt er gebruik gemaakt van informatietechnologie. Werkt een medewerker bijvoorbeeld thuis, maar zonder informatietechnologie? Dan valt dit niet onder de noemer telewerk.

Telewerk werd tijdens de lockdown van de ene dag op de andere verplicht ingevoerd. Om die reden kneep de FOD WASO (de Federale Overheidsdienst voor Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg) een oogje dicht wanneer organisaties zonder enige wettelijke omkadering overschakelden op verplicht telewerk. Een mailtje of een policy met wat richtlijnen volstond. Nu de lockdown intussen achter ons ligt, moet telewerk wel georganiseerd worden binnen de twee juridische kaders die vandaag beschikbaar zijn: het occasioneel en structureel telewerk.

1. Occasioneel telewerk heeft een incidenteel karakter. Dat soort telewerk heeft dus een uitzonderlijke of urgente reden, zoals de corona-maatregelen, familiale omstandigheden of bijvoorbeeld een staking van het openbaar vervoer.
2. Wanneer telewerk niet alleen in specifieke situaties gebeurt, gaat het om structureel telewerk en zijn werkgevers verplicht om een concreet beleid op te stellen. Ze moeten dan de formaliteiten van cao nr. 85 naleven. Dit brengt twee vereisten met zich mee. Eerst en vooral moet telewerk worden uitgewerkt in een overeenkomst met elke werknemer afzonderlijk en bovendien moeten de voorwaarden van het structureel telewerk worden nageleefd.

De nieuwe regering De Croo heeft inmiddels aangekondigd het huidige wettelijke kader onder de loep te nemen om na te gaan of het zal moeten worden aangepast aan de huidige omstandigheden.

Was er nog geen sprake van telewerk voor de coronacrisis? Dan ben je verplicht om eerst de ondernemingsraad in te lichten indien je telewerk op een uitgebreide wijze wil invoeren. Die kan suggesties geven of bezwaren aanhalen, maar heeft geen vetorecht. Bestaat er geen ondernemingsraad? Dan komt deze bevoegdheid toe aan de vakbondsafvaardiging. In kleine ondernemingen zonder overlegorganen valt deze verplichting weg.

Omwille van het psychosociaal welzijn van de medewerkers moet je ook het Comité voor Preventie en Bescherming op het werk inlichten. Die zal advies geven over de nodige maatregelen om de fysieke en psychische gezondheid te beschermen en over de gevolgen van beeldschermwerk en ergonomie in het algemeen. Daartoe moet een risicoanalyse worden uitgevoerd die telewerk mee in rekening neemt.

Het zou kunnen dat er binnen de sector of de onderneming al bepaalde afspraken zijn gemaakt. Daarom moet je bij het invoeren van telewerk steeds nagaan of er ook aanvullende regels moeten worden gevolgd.

Omdat telewerk altijd vrijwillig dient te gebeuren, moet je als werkgever met elke werknemer afzonderlijk een overeenkomst afsluiten. Voor huidige werknemers kan dat met een addendum bij de arbeidsovereenkomst. Voor nieuwe medewerkers doe je dit best in de arbeidsovereenkomst zelf. De cao nr. 85 voorziet voor deze overeenkomst een aantal zaken die verplicht moeten worden opgenomen:

• Hoe vaak kan een medewerker telewerken? Zijn er bepaalde dagen waarop hij of zij verplicht op kantoor moet zijn?
• Wat zijn de concrete verwachtingen rond bereikbaarheid van de medewerkers?
• Welke technische ondersteuning en materialen worden er voorzien?
• Welke vergoedingen voor telewerk mag een medewerker eventueel verwachten?

Hoewel dit niet verplicht is, kan ook een policy over telewerk in de organisaties nuttig zijn. Hierin vermeld je bijvoorbeeld voor welke activiteiten of events werknemers zeker op kantoor moeten zijn en op welke wijze het telewerk kan worden stopgezet.

In organisaties waar telewerk eerder onbekend terrein is, komen er vanzelfsprekend veel vragen over de arbeidsduur en hoe die gecontroleerd kan worden. Een belangrijke en relevante vraag, want telewerk brengt toch wat uitzonderingen met zich mee:

• Telewerkers vallen niet onder de arbeidsduurwetgeving en moeten zich dus niet houden aan de dagelijkse en wekelijkse arbeidsduurgrenzen. Ze mogen met andere woorden op zon- en feestdagen werken en vallen ook niet onder het wettelijke verbod op nachtarbeid voor het deel dat zij thuiswerken.
• De werknemer mag zelf de arbeidstijd organiseren. Is iemand ’s avonds bijvoorbeeld net iets productiever? Dan kan hij of zij er zelf voor kiezen om de werkdag wat later te beginnen, zolang de uren maar worden gepresteerd.
• Telewerkers bouwen geen overuren op en kunnen dus geen aanspraak maken op overuren of inhaalrust. Dit kan enkel wanneer er een werkrooster vastgelegd werd en de werkgever expliciet vraagt om extra uren te presteren.

Wil je eveneens de inhoud van e-mail en internetverkeer nakijken? Dit ligt heel wat moeilijker want dan zijn de strikte regels van cao nr. 81 van toepassing. Dergelijke controles moeten bovendien uitvoerig uitgewerkt worden in een ICT-policy.

Eén zaak is echter nog veel belangrijker en invloedrijker dan zulke controles: vertrouwen. Dat is key in een succesvolle telewerkrelatie tussen leidinggevenden en medewerkers. Telewerken vraagt namelijk niet alleen om een gedragsverandering van medewerkers maar ook van leidinggevenden. Ze moeten leren sturen op basis van output in plaats van aanwezigheid en erop vertrouwen dat de medewerker ook buiten het gezichtsveld zijn of haar job goed uitvoert.

Bedrijven die voor de lockdown nog niet aan telewerk deden, werden niet verplicht maar wel aangeraden om een telewerkvergoeding te voorzien. Ook dat ligt anders wanneer je als organisatie structureel telewerken implementeert in de toekomst. Je bent dan verplicht om de kosten van verbinding en communicatie (internet, telefonie, fax, briefwisseling) te vergoeden. Dit soort afspraken kunnen worden opgenomen in de telewerkovereenkomst. Let wel: het is mogelijk dat dit soort onkosten al op een andere manier vergoed worden en er dus geen bijkomende vergoeding nodig is.

Daarnaast kan je als werkgever ervoor kiezen om ook andere kosten zoals een thuisbureau of het gebruik van een eigen laptop te vergoeden. Voor dat soort onkosten voorziet de RSZ twee forfaitaire vergoedingen: een vaste vergoeding van maximaal € 129,48 per maand (let op: dit bedrag wordt regelmatig aangepast) of een vergoeding van maximaal 10% van het brutoloon, wel beperkt tot het deel dat betrekking heeft op telewerk. Die vergoedingen kunnen bovendien gecombineerd worden met andere onkostenvergoedingen, zoals een internetabonnement of internetvergoeding (de RSZ aanvaardt maximaal 20 EUR per maand hiervoor), een laptop of een vergoeding voor het gebruik van de eigen PC (de RSZ aanvaardt maximaal 20 EUR per maand hiervoor) en een gsm met abonnement of de vergoeding van de werkelijk gemaakte telefoonkosten.

Je bent als werkgever niet verplicht om elke medewerker dezelfde vergoedingen toe te kennen, maar het is wel belangrijk dat er een consistent beleid wordt gevoerd waarbij werknemers met dezelfde kosten ook dezelfde vergoeding ontvangen.

Telewerk heeft wettelijk gezien geen impact op een bedrijfswagen, ook al wordt die minder gebruikt wanneer er vaker thuis wordt gewerkt. Het voordeel alle aard en CO2-belasting zijn namelijk niet afhankelijk van het aantal gereden kilometers. Wel kan je de car policy aanpassen. Zo kunnen beide partijen bijvoorbeeld overeenkomen dat de werknemer een (hogere) eigen bijdrage betaalt. Telewerk heeft wel een invloed op de woon-werkvergoeding. Want natuurlijk kan een werknemer geen vergoeding krijgen voor de dagen waarop die niet naar kantoor komt.

Heeft een medewerker een ongeval tijdens het telewerk? Dan voorziet de wet dat - tot bewijs van het tegendeel - het ongeval gebeurd is tijdens het werk. Tenminste als het ongeval voorvalt op de plaats(en) die werden opgenomen in de telewerkovereenkomst én als het ongeval gebeurt tijdens de periode van de dag waarop een medewerker telewerkt.

Om onaangename situaties te vermijden, informeer je best de arbeidsongevallenverzekeraar dat een werknemer aan telewerk doet. Je kan ook overwegen om een verzekering af te sluiten met 24-urendekking.

Je hoeft telewerk niet aan iedere medewerker toe te staan. Wel moet je natuurlijk rekening houden met het verbod op discriminatie. Voor collega’s die dezelfde functie uitoefenen of hetzelfde statuut hebben, moeten dus ook dezelfde regels gelden. Voor bepaalde functies zoals arbeiders zal het niet altijd mogelijk zijn om telewerk te voorzien.

Je kan tot slot een policy opstellen die bepaalt welke functies in aanmerking komen voor telewerk en welke niet. Zo kan je bijvoorbeeld bepalen dat een werknemer pas vanaf een bepaalde anciënniteit mag telewerken. Opnieuw zijn een heldere communicatie en duidelijke afspraken hier de sleutel tot succes.

De lockdown haalde heel wat bedrijven uit hun comfortzone en telewerk werd voor organisaties plots de nieuwe realiteit. Een grote aanpassing, maar hoe dan ook kunnen we sinds het grootste HR-experiment ooit concluderen dat er heel wat voordelen verbonden zijn aan telewerken. Tenminste als bedrijven zich goed voorbereiden en die nieuwe manier van werken op een correcte manier introduceren in hun organisaties. Hopelijk helpen we je met deze praktische tips alvast goed op weg.